GoBD-konforme und revisionssichere digitale Archivierung

Das Bundesfinanzministerium hat die elektronische Archivierung von geschäftlichen E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten unter Einhaltung von GoBD-Aspekten zur Pflicht erklärt

Neben der EU-DSGVO gelten bereits seit dem 14. November 2014 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff “, kurz GoBD, mit denen sichergestellt werden soll, dass elektronische Daten, darunter u. a. E-Mails, archiviert werden. Mit dem 1. Januar 2017 endete die Schonzeit, in der es keine Strafen bei Nichteinhaltung der GoBD gab. Auch bei Nichteinhaltung der DSGVO sind weitreichende Strafen möglich, wie Sanktionen mit Bußgeldern in Höhe von bis zu vier Prozent des globalen Jahresumsatzes (oder 20 Mio. EUR) und der persönlichen Haftung von Geschäftsführern und Vorständen.

Wie sieht das denn nun bei ISWIT aus?

Von Ihrem gesamten Mailverkehr (Ein- und Ausgehende Mails) wird sofort nach dessen Existenz eine perfekte Kopie der E-Mails in einem zentralen Archiv abgelegt und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

Über ein Webportal können Sie anhand Ihres Zugangs auf alle archivierten Mails zugreifen und diese auch wiederherstellen. Zudem können Sie sich hier die Echtheit | Manipulationsfreiheit der Dokumente quittieren lassen. Auch gehen wir Ihnen gerne bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation zur Hand.
Beratung und Angebotsanfrage gerne via Telefon oder Mail.

4 kurze Informationen zur Archivierung von Mails

Für mehr Informationen rund um die Mail-Archivierung und die GoBD steht Ihnen gerne der >Expertenverband Elektronische Rechnungen< zur Verfügung.

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig

E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD aufbewahrungspflichtig. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.

E-Mails sind elektronisch aufzubewahren

Als originale elektronische Dokumente, die Eingang ins Unternehmen finden, sind E-Mails den GoBD entsprechend ausschließlich elektronisch aufzubewahren. Der  Ausdruck in Papierform genügt grundsätzlich nicht den Anforderungen.

Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren

Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben (Versionierung) und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

E-Mails sind unverändert zu archivieren

Die GoBD führen aus, dass die reine Ablage von Daten oder elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Entsprechend gilt, dass die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht ausreicht. Hier bietet sich in der Einsatz entsprechender Dokumentenmanagementbzw. Archivsysteme an.

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